Projetez-vous d’organiser un festival de musique à but caritatif ? Le festival est un évènement qui se veut festif et convivial, mais aussi informatif. Pourtant, son organisation n’est pas un acte anodin, elle ne s’improvise pas. Même si cette tâche semble démesurée, elle est tout à fait réalisable. Il faut juste respecter quelques étapes importantes: choix du lieu, définition du budget, les obligations légales, les musiciens…
Choisir le thème du festival et son cadre
Avant d’organiser un festival de musique, il est indispensable de définir un thème précis à l’évènement. Cela vous permettra de rassembler vos partenariats et institutions à votre projet. La durée et le lieu qu’il va couvrir peuvent aussi introduire dans la définition du thème. Le thème peut définir également le nom de festival. En ce qui concerne le cadre dans lequel se demeurera le festival, il doit répondre aux installations que la manifestation a besoin. La capacité de l’endroit doit être également correspondre au nombre de festivaliers attendus qu’il s’agisse d’une salle ou d’un espace en plein air. Selon le lieu choisi (voie publique et domaines publics), il est obligatoire de réaliser certaines démarches administratives.
Déterminer le budget d’un festival
Une fois le thème et le cadre de festival sont déterminés, il faut commencer à établir le budget pour l’organisation de l’évènement en fixant le montant précis que vous êtes prêts à investir. Un budget prévisionnel peut vous aider à avoir un aperçu des dépenses (logistique, location de terrain ou de salle, rémunération des intervenants…) et recettes (billetterie, location de stand, vente d’espaces publicitaires…). Même s’il s’agit d’organiser un festival de musique à but caritatif, il doit être un minimum rentable. Cette opération vous permettra de connaître si votre projet peut se réaliser. Si la réponse est oui, et vous avez besoin de faire appel à un financeur, vous pouvez lui montrer clairement ce à qui ressemble votre programme. Sachez qu’il existe de nombreuse aide financière et subvention pour les associations.
Les obligations légales pour l’organisation d’un festival
Pour pouvoir organiser un festival de musique, il existe de nombreuses obligations légales à exercer. Il faut d’abord, accomplir une déclaration ou une demande d’autorisation au sein de la mairie ou de la préfecture. Cette demande doit inclure le statut de l’association ou l’identité de l’organisateur du festival, l’adresse, la date et les horaires de l’évènement ainsi que le type de sonorisations prévues. Selon les circonstances, d’autres démarches administratives spécifiques sont nécessaires. Vous devez faire une demande d’autorisation pour la vente d’alcool, les diffusions de musique ainsi que la règle de sécurité et l’assurance.